Mali mühür, Türkiye'de e-belge düzenleme ve gönderme süreçlerinde kullanılan, işletmelerin kimliklerini doğrulayan ve belgelerin güvenliğini sağlayan elektronik bir sertifikadır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından işletmelere verilen bu dijital mühür, elektronik belgelerin düzenlenmesi, iletilmesi ve yasal olarak geçerli sayılması için zorunludur. Mali Mühür için kaşenin dijital versiyonudur da denebilir.
Mali Mühür Kullanım Alanları
Mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı'na sunulan tüm vergi beyannamelerinde zorunlu olarak kullanılmakla birlikte şirketlerin yıl sonu finansal raporları gibi resmi belgelerde de mali mühür kullanılır. Bununla birlikte E-fatura sistemine dahil olan firmalar için de mali mühür gereklidir.
Mali mühür ne işe yarar?
Mali Mührün öncelikli olarak kullanım amacı; belgelerin muhataplarına elektronik ortamda iletilmesi, alınması ve muhafaza edilmesi noktasında güvenliğin ve gizliliğin sağlanmasıdır. Mali mühür pek çok alanda kullanılabilir. Özellikle de tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve firmalar tarafından e-Belge şeklinde düzenlenecek olan fatura ve diğer resmi evrakların kaynağının ve içeriğinin korunması amacıyla kullanılarak dijital ortamdaki belge alışverişlerinde gizlilik ve güvenlik sağlar. Yazımızın devamında mali mühür ve elektronik imza arasındaki farkı da anlatarak bu karmaşayı ortadan kaldıracağız.
Mali Mühür Özellikleri
Mali mühür, elektronik belgelerin ilgili tüzel kişi tarafından imzalandığını kanıtlar. Belgenin içeriğinde yapılan değişiklikleri önler ve sahteciliğe karşı koruma sağlar. Belge içeriğinin bütünlüğünün koruyarak değiştirilemez kılar. Mali mühür ile elektronik ortamda imzalanan belgeler, kağıt ortamındaki belgelerle aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Mali mühür, vergi beyannameleri ve diğer mali belgelerin güvenli bir şekilde iletilmesini ve saklanmasını sağlayarak mali işlemlerde güvenliği ve yasal uyumu mümkün kılar.
Mali Mühür kimler tarafından kullanılır?
Mali Mühür kullanabilmeniz için kurumunuzun yetki onayına ihtiyacınız var. Kurumunuzun yetkili olarak belirlediği kişiler, mali mührü kullanabilir. Peki, kurum içerisinde yetkili olan kişilerde değişiklik yaşanırsa ne olur? diyecek olursanız , yetkisini kaybeden kişilerin yerine atanan yeni yetkililerin kısa süre içerisinde belirlenip, ilgili birimlere bildirilmesi gerekir.
Mali Mühür Başvuru Süreci
Mali Mührün, Yetkili Sertifikasyon Kuruluşlarından talep edilmesi gerekmektedir. Mali mühür başvurunuzu yaparken
gereken başvuru formlarının doldurmalı ve talep edilen belgeleri sunmalısınız. Onay sürecinin tamamlanmasının ardından sertifika oluşturulur ve kullanıcıya teslim edilir.
Mali Mühür Hakkında Hap Bilgiler
Mali mührünüzün 3 yılda bir yenilenmesi gerektiğini unutmayın. Bu süreçte Firma ünvanınız değiştiyse eski unvan üzerinden alınan mali mührün geçerliliğini yitireceğini, ve yeni bir mali mühür başvurusu yapmanız gerekeceğini de hatırlatalım. Mali mühür zorunluluklarına değinecek olursak, e-Fatura kullanmak isteyen tüzel kişilerin mali mühür alması zorunludur.
E-İmza Ve Mali Mühür Arasındaki Fark
Gelelim hepimizin merakla beklediği o konuya. Mali mühür ve E-imza her ne kadar birbirinden farklı olsa da genelde aynı sanılıyor veya karıştırılıyor. Biz bu konuya bir açıklık getirelim. E-Imza: verilerin değiştirilmesini, silinmesini veya bütünlüğünün bozulmasını engelleyerek belge bütünlüğünü korur. Kullanıcıların dijital ortamda belge imzalamasını sağlar. Mali Mühür ise; mali işlemlerde (örneğin, vergi beyannameleri gibi) kullanılmak üzere tasarlanmış bir tür elektronik imzadır. Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre oluşturulur. Özetleyecek olursak E-Imza, genel olarak tüm online belgelerde, sözleşmelerde ve resmi yazışmalarda kullanılırken Mali Mühür yalnızca mali raporlama ve vergi beyannameleri gibi finansal belgelerde kullanılır.